Projektstau gehört zu den häufigsten und auch teuersten Herausforderungen, denen sich Unternehmer stellen müssen. Kürzlich hatte ich im Unternehmenssparring mit einem Kunden genau dieses Thema auf dem Tisch.

Das Unternehmen war auf den ersten Blick erfolgreich: Die Auftragsbücher waren gut gefüllt und es kamen stetig neue Kunden hinzu. Doch hinter den Kulissen zeigte sich ein anderes Bild: Viele Projekte blieben stecken, Deadlines wurden verschoben, das Team fühlte sich überfordert, und die Führung verlor zunehmend den Überblick.

Dieser Projektstau kostete nicht nur Zeit und Geld, sondern raubte auch dem Unternehmer und seinem Team den letzten Nerv.

Gemeinsam haben wir uns dieses Problem angesehen und drei einfache, aber effektive Maßnahmen ergriffen, um den Knoten zu lösen. Die Ergebnisse waren beeindruckend: Innerhalb weniger Wochen kam Bewegung in die festgefahrenen Projekte. Wie das funktioniert hat? Hier sind die drei Maßnahmen, die wir umgesetzt haben:

 1. Priorisierung statt Multitasking

Eines der größten Hindernisse lag darin, dass das Team an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeitete. Der Unternehmer hatte versucht, alle Aufträge parallel voranzutreiben, in der Hoffnung, damit möglichst schnell alle Ergebnisse liefern zu können. Doch stattdessen führte dies zu Überforderung im Team und Stillstand bei etlichen Projekten.

Gemeinsam haben wir dann die Projekte priorisiert und entschieden, welche Aufgaben die höchste Dringlichkeit und den größten Nutzen haben. Statt auf Multitasking zu setzen, hat sich das Team gezielt auf einzelne Projekte konzentriert und diese dann Schritt für Schritt abgeschlossen. Der sichtbare Fortschritt motivierte das Team zusätzlich.

 2. Tägliche Stand-ups für mehr Transparenz

Ein weiteres Problem war der fehlende Überblick: Niemand wusste genau, wer an welchen Aufgaben arbeitete oder wo es Hindernisse gab. Deshalb führten wir tägliche Stand-up-Meetings ein.

Diese kurzen Meetings, die nie länger als 15 Minuten dauern, geben dem Team eine klare Struktur. Jedes Mitglied teilt kurz den aktuellen Stand der Arbeit mit, nennt mögliche Hürden und erhält direkte Unterstützung, wenn Probleme auftreten. Diese Methode sorgt nicht nur für Transparenz, sondern hilft auch dabei, Hindernisse sofort zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie den Fortschritt behindern.

 3. Verantwortlichkeiten delegieren

Wie so oft lag ein entscheidender Engpass in der Führungsebene: Der Unternehmer hatte viel Verantwortung auf sich selbst konzentriert. Entscheidungen dauerten zu lange, und das Team fühlte sich unsicher, wenn schnelle Antworten erforderlich waren.

Deshalb haben wir gemeinsam Verantwortlichkeiten neu verteilt und klare Zuständigkeiten geschaffen. Teamleiter wurden ernannt, die nun Entscheidungen treffen und Ressourcen eigenständig koordinieren können.

So konnten die Prozesse beschleunigt werden, und das Team fühlte sich gestärkt, da es mehr Vertrauen und Handlungsspielraum erhielt.

Bewegung statt Stillstand

Nach der Umsetzung dieser Maßnahmen nahm das das Unternehmen schnell wieder an Fahrt auf. Projekte wurden abgeschlossen, Deadlines eingehalten und die Stimmung im Team besserte sich spürbar. Der Unternehmer gewann wieder mehr Überblick. Da er nun weniger in operative Entscheidungen eingebunden war, hatte er mehr Zeit, sich auf seine strategischen Aufgaben zu konzentrieren.

Wissen to go

Projektstau ist kein unlösbares Problem. Mit den richtigen Maßnahmen wie übersichtlichen Strukturen, klaren Prioritäten und einem gut informierten Team, lässt sich auch die größte Blockade lösen. Und das Beste daran? Diese Schritte sind weder kompliziert noch kostenintensiv.